Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę często jest związana z koniecznością uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnorakich programach, arkuszach kalkulacyjnych albo dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.
Właśnie na tym etapie można zauważyć zależności, których przedtem nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się więc wyłącznie do uruchomienia wybranych funkcji. Konieczne jest również postanowienie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji a także zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.
Innym zagadnieniem jest implementację systemu do przeróbek zachodzących w zakładzie produkcyjnym. Organizacja może z w pewnych sytuacjach zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje produktów, zmieniać sposób obsługi zamówień albo skorzystać z dodatkowych kanałów sprzedaży. Ustawienia przygotowane na początku nie zawsze pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już w trakcie planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można później przekształcać bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnorakich procesach biznesowych, dlatego zakres jego użycia może wyglądać odmiennie w zależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne sposobności muszą być potrzebne w tym samym momencie. Czasami rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero w przyszłości rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista wymaganie.
Ważną częścią przygotowania pozostaje także określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z owych zbiorów może mieć inne oczekiwania dotyczące aktualności i sposobu zastosowania. Szczególnej uwagi wymagają dane, które przez długi okres czasu były tworzone według różnych reguł. Np ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnorakich formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy trzeba połączyć, zmienić albo pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może w późniejszym czasie utrudniać szukanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może wyeliminować informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.
W normalnym użytkowaniu znaczenie ma też sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces dystrybucji czy przyjęcia towaru można relatywnie łatwo opisać, niemniej jednak rzeczywista praca obejmuje też korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. W trakcie wdrożenia warto rozważyć właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie istotne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w sytuacji błędnego zapisu albo oryginalnego dokumentu. Samo poznanie priorytetowych funkcji skryptu nie za każdym razem wystarcza, jeżeli już system ma wykorzystywać procesy, w których występują liczne wyjątki i zależności między działami.
Polecana strona: comarch łódź.