Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych kodów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Tyczy się to zwłaszcza sprzedaży, gospodarki magazynowej, księgowości a także obsługi klientów.
Decydując się na oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko na listę dostępnych funkcji, lecz też na sposób ich użycia w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie znaczy jeszcze, że będzie on potrzebny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest postanowienie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym niedopatrzeniem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata jedynie dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować przeciwnie.
Przed rozpoczęciem zmian warto również przeanalizować przepływ dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie zawsze jest właściwym rozwiązaniem. Przy oryginalnych operacjach potrzebna może być sposobność ręcznej weryfikacji albo zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki trzeba uwzględnić już w trakcie projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne możliwości muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie także dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które konsumenci muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia często nie tylko i wyłącznie wygląd ekranów, ale także kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która przedtem wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania ukazują się również pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, zmian cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów tylko do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system pozwala je obsłużyć bez budowy dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny zatem uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania zadań przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, jeżeli już wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także odcinek po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z prawdziwym sposobem działania. Wtedy często wychodzą na jaw drobne problemy, tj. niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu albo zbyt trudny obieg dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Czasami wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach konieczna jest modyfikacja ustawień lub sposobu podmiany danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą również obejmować integracje, dlatego przy analizie kłopotu powinno się ustalić, w którym miejscu faktycznie powstaje błąd. Jeżeli dane są poprawne w jednym systemie, niemniej jednak nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego kodu nie musi rozwiązać problemu. Takie współzależności mają znaczenie w szczególności w organizacjach, w których wiele procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Polecam: comarch wms.