Sprawne przemieszczanie produktów pośród dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu szczegółów. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, jeżeli już towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie na pozór drobne kwestie często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różnorodne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania realnie występują w danym łańcuchu dostaw. Całkiem inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a zupełnie inaczej przy ogromnej liczbie niedużych przesyłek kierowanych w różnorakie miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów a także sposób przygotowania produktów. Jeżeli już magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, wręcz dostępny pojazd nie rozwiązuje kłopotu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W zależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności równocześnie. Taki podział wymaga szczegółowego ustalenia zasad przekazywania towaru a także informacji. W szczególności ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeżeli odbiorca zmieni godzinę dostawy, powinno się mieć świadomość tego, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Dokładnie tak samo wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy pośród dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wtedy, że kilka osób wytwarza te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zamówienia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego obowiązków uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest natomiast to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W innym wypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na bazie wcześniejszych danych. Problem może być nieduży przy pojedynczym zleceniu, lecz przy dużej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto również pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem oznacza wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. O ile przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek w trakcie kompletacji lub kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać później wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa też charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe albo wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty proste do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. Jeśli towary na prawdę bardzo często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Tak samo funkcjonuje sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko finalny termin dostawy, niemniej jednak także czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt a także miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Sprawdź: firma logistyczna Kraków.