Kłopoty zaczynają się zwykle wtedy, gdy firma rośnie szybciej niż jej systemy wewnętrzne. Dane są w różnorakich miejscach, procesy działają „po staremu”, a właściwie każdy dział ma własny sposób pracy. W takim środowisku niełatwo o spójność, bo informacje nie przepływają w jednym rytmie.
W praktyce to właśnie wówczas pojawia się wymaganie uporządkowania procesów, a nie tylko i wyłącznie ich przyspieszenia.
W codziennej pracy z systemami ERP kluczowe jest to, jak bardzo są dopasowane do realnych działań firmy, a nie do teoretycznego modelu. Oprogramowanie comarch na prawdę często wdrażane jest w środowiskach, gdzie wcześniejsze rozwiązania przestały nadążać za liczbą dokumentów, transakcji i współzależności między działami. Z punktu widzenia użytkownika największą różnicę widać nie w samym interfejsie, ale w tym, że dane przestają się dublować i zaczynają zbudować jeden spójny obraz sytuacji. To zmienia sposób podejmowania wyborów, bo nagle nie powinno się „zbierać informacji”, jedynie się je analizuje.
W praktyce wdrożenia comarch rzadko przebiegają w świetnym scenariuszu. Najczęściej okazuje się, że powinno się zaimplementować nie tylko i wyłącznie system, ale również nawyki ludzi. Pracownicy przyzwyczajeni do starych schematów na początek traktują nowe narzędzia jako dodatkowe obciążenie. Dopiero po kilku tygodniach widać, gdzie system naprawdę upraszcza pracę, a gdzie wymaga korekt. I to jest moment, w którym wychodzi różnica między wdrożeniem „na papierze” a wdrożeniem działającym w realnych ustaleniach operacyjnych.
Najbardziej wymagające są sytuacje, w których trzeba połączyć różnorodne obszary działalności w jednym środowisku. Sprzedaż, magazyn, księgowość i raportowanie mają różne tempo pracy i inne priorytety. Jeżeli już system nie uwzględnia tych różnic, zaczynają się obejścia i ręczne poprawki. Z doświadczenia wynika, że dopiero świetnie wykreowany przepływ danych eliminuje takie działania. Nie chodzi o to, żeby wszystko działało szybciej, ale żeby nie było konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji w różnorakich miejscach.
Ostatecznie bardzo istotne w pracy z tego rodzaju systemami jest to, czy umieją one utrzymać porządek w danych w dłuższym okresie. Początkowa konfiguracja to wyłącznie punkt startowy, a realna wartość pojawia się wówczas, gdy system zaczyna odzwierciedlać rzeczywiste procesy firmy, a nie tylko ich założenia. Wtedy dopiero widać, które decyzje organizacyjne były trafne, a które powinno się było skorygować już na poziomie codziennej pracy.
Zobacz także: oprogramowanie comarch erp optima.